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Datenschutzordnung
SV Großhabersdorf e.V.
In der am 20.03.2020 vom Vorstand beschlossenen Fassung
Inhalt
- Präambel
- § 1 Allgemeines
- § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
- § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
- § 6 Kommunikation per E-Mail
- § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
- § 8 Datenschutzbeauftragter
- § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
- § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- § 11 Inkrafttreten
Präambel
Der Sportverein Großhabersdorf e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. Vereinsverwaltung, Organisation des Sportbetriebs, Öffentlichkeitsarbeit).
Zur Erfüllung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG, zur Vermeidung von Datenschutzverstößen und zur Sicherstellung eines einheitlichen Umgangs mit personenbezogenen Daten gibt sich der Verein diese Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmenden am Sport- und Kursbetrieb sowie Mitarbeitenden sowohl automatisiert (EDV) als auch nicht automatisiert (z.B. gedruckte Listen).
Personenbezogene Daten werden außerdem im Internet veröffentlicht, an Dritte weitergegeben oder offengelegt.
In allen Fällen sind DSGVO, BDSG und diese Datenschutzordnung einzuhalten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Für jede Kategorie betroffener Personen wird ein Einzelblatt im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geführt.
Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet der Verein insbesondere:
- Geschlecht
- Vorname, Nachname
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum
- Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit
- Bankverbindung
- gesetzliche Vertreter (Name, Kontaktdaten)
- Telefonnummern, E-Mail-Adressen
- Funktion im Verein
- Haushalts-/Familienzugehörigkeit bei Familienbeitrag
Für den Wettkampfbetrieb werden personenbezogene Daten an Landesverbände weitergeleitet (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz).
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Personenbezogene Daten werden in Aushängen, Vereinszeitung, Internetauftritten und an die Presse veröffentlicht.
Hierzu zählen insbesondere Daten aus allgemein zugänglichen Quellen:
- Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen
- Mannschaftsaufstellungen
- Ergebnisse
- Torschützen
- Alter oder Geburtsjahrgang
Fotos und Videos außerhalb öffentlicher Veranstaltungen werden nur mit Einwilligung veröffentlicht.
Auf der Vereinswebsite werden Daten von Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern und Übungsleitern veröffentlicht:
- Vorname
- Nachname
- Funktion
- E-Mail-Adresse
- optional Telefonnummer
Statt E-Mail-Adresse kann ein Kontaktformular genutzt werden.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Der Vorstand stellt sicher:
- Führung der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
- Erfüllung der Informationspflichten (Art. 13 und 14 DSGVO)
- Beantwortung von Auskunftsersuchen betroffener Personen
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Mitglieder- und Teilnehmerlisten werden Mitarbeitenden im Verein nur im erforderlichen Umfang bereitgestellt (Datensparsamkeit).
Personenbezogene Daten dürfen an andere Vereinsmitglieder nur mit Einwilligung herausgegeben werden.
Teilnehmerlisten zur Anwesenheitsdokumentation gelten nicht als Herausgabe.
Benötigt ein Mitglied eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Rechte (z.B. Minderheitenbegehren), stellt der Vorstand eine Liste mit:
- Vorname
- Nachname
- Anschrift
zur Verfügung — nach vorheriger Versicherung, dass die Daten ausschließlich für diesen Zweck genutzt und anschließend vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Der Verein richtet einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der ausschließlich für interne Kommunikation genutzt wird.
Beim Versand an viele Empfänger sind E-Mail-Adressen im „bcc“-Feld zu verwenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten (Vorstand, Abteilungsleiter, Übungsleiter etc.), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da weniger als 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind, muss kein Datenschutzbeauftragter benannt werden.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
Der Verein unterhält zentrale Internetauftritte.
Einrichtung und Pflege obliegen dem Vorstand.
Änderungen dürfen nur durch den Vorstand, die Schriftführer der Abteilungen oder geschulte Personen vorgenommen werden.
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften benötigen für eigene Internetauftritte die ausdrückliche Genehmigung des Vorstands.
Für jeden Internetauftritt sind Verantwortliche zu benennen, die weisungsgebunden gegenüber dem Vorstand sind.
Bei Verstößen kann der Vorstand die Genehmigung widerrufen — die Entscheidung ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Daten dürfen nur im Rahmen der jeweiligen Befugnisse verarbeitet werden.
Eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
Verstöße können gemäß den Sanktionsmitteln der Satzung geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde am 20.03.2020 durch den Vorstand beschlossen und tritt sofort in Kraft.